Eine strukturierte Kommunikation ist ebenfalls hilfreich – Einleitung, Hauptpunkte und Abschlüsse erleichtern dem Empfänger das Verständnis und die Bearbeitung unserer Anfragen. Empathie und Freundlichkeit aber auch – eine höfliche Anrede und der Abschluss mit freundlichen Grüßen sollten Standard sein. Und gerade in der internationalen Kommunkation ist es ratsam, auf kulturelle Unterschiede zu achten und den eigenen Kommunikationsstil entsprechend anzupassen. Zeigen Sie Respekt und Verständnis für kulturelle Normen und Werte. Halten Sie Ihre Geschäftspartner regelmäßig auf dem Laufenden, das fördert Transparenz und Vertrauen und nutzen Sie visuelle Hilfsmittel wie Diagramme, Grafiken oder Präsentationen, um Ihre Argumente zu unterstützen und komplexe Informationen verständlicher zu machen. Soweit die Basics. Natürlich geht all das auch kreativer...
Wie wäre es, wenn wir auf die individuellen Interessen und Bedürfnisse des Empfängers eingehen? Zeigen Sie, dass Sie sich die Zeit genommen haben, spezifische Situationen des Gegenüber zu verstehen. Integrieren Sie Geschichten oder Anekdoten in Ihre E-Mails, um eine persönlichere Verbindung herzustellen, denn das kann emotionale Bindungen stärken und das Interesse des Empfängers wecken. Laden Sie immer wieder einmal zu virtuellen Meetings oder informellen Videoanrufen ein, denn auch das kann helfen, Vertrauen aufzubauen und Missverständnisse zu vermeiden. Feiern Sie gemeinsame Erfolge und Meilensteine, auch wenn sie klein sind. Teilen Sie interessante Artikel, Studien oder Informationen, die für den Geschäftspartner relevant sein könnten. Das zeigt, dass Sie am Erfolg Ihres Geschäftspartners interessiert sind und helfen möchten.
Chris Voss, ein ehemaliger FBI-Verhandlungsführer und Autor des Buches "Never Split the Difference," betont die Bedeutung von Empathie und die Anwendung psychologischer Techniken in Verhandlungen. Einige seiner wichtigsten Ansätze können auch in E-Mail-Verhandlungen nützlich sein:
#Spiegeln (Mirroring): Wiederholen Sie die letzten ein bis drei Worte der Aussagen Ihres Gegenübers, um Verständnis zu zeigen und die Konversation zu vertiefen.
#Labeling: Benennen Sie die Emotionen oder Anliegen Ihres Gegenübers, um Empathie zu zeigen und Vertrauen aufzubauen. Zum Beispiel: "Es scheint, als ob Ihnen dieses Thema besonders wichtig ist."
#Kalibrieren von Fragen: Stellen Sie kalibrierte Fragen, die mit "Was" oder "Wie" beginnen, um mehr Informationen zu erhalten und die Verhandlung voranzutreiben. Zum Beispiel: "Wie können wir diese Herausforderung gemeinsam lösen?"
#Tactical Empathy: Zeigen Sie taktische Empathie, indem Sie sich in die Lage Ihres Gegenübers versetzen und dessen Perspektive und Gefühle anerkennen. Das kann dazu beitragen, Barrieren abzubauen und eine kooperative Atmosphäre zu schaffen.
Durch klare Kommunikation, kulturelle Sensibilität und den Einsatz kreativer Techniken können E-Mail-Verhandlungen durchaus erfolgreich geführt und gleichzeitig starke, vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen aufgebaut werden. Haben Sie ähnliche Themenstellungen? Weitere Tipps?